Выпуск # 71 Пользуйтесь своими документами в любой точке мира без страха их потери.

Скажите, приходилось ли вам по производственной необходимости работать над одним документом в паре с другим человеком? С целой командой людей?

Вероятно, вы содрогнулись при воспоминании об этом кошмаре, если просто пересылали при этом друг другу по почте «прикрепленные» вордовские документы, в которые потом приходилось вносить правки, дополнения и т.д.

Впрочем, не удивительно, что многие поступают так до сих пор. Многие, кто просто не слышал о возможностях документооборота в Google Диске.

А ведь Google Диск просто незаменим каждому бизнесмену, фрилансеру, простому пользователю ПК для хранения документов.

Никто не застрахован от выхода из строя техники, от несчастных случаев в быту, от утери переносных запоминающих устройств. Но однажды освоив Google Диск, вы навсегда себя защитите от потери данных, и к тому же предоставите сами себе возможность пользоваться ими в любой точке мира с любого устройства, которое имеет выход в Интернет.

Google Диск доступен для ПК и Мас, Chrome OS, iPhone и iPad, устройств на платформе Android.

Как же воспользоваться подобным изобретением?

Намного проще, чем кажется на первый взгляд. 

Для начала создадим аккаунт в Google для того, чтобы у вас был доступ ко всем сервисам, предлагаемым Google, в том числе и к Google Диску.

В форме регистрации вы вписываете все запрашиваемые данные, обязательно нажимаете «Я принимаю условия…», кнопку «Далее» и принимаете наши поздравления: у вас есть свой аккаунт в Google.

Теперь у вас есть доступ к почте gmail.com, к YouTube, к календарю, который всё Вам напомнит и пр.

Вам остается только загрузить Google Диск, для чего необходимо кликнуть по слову «Загрузка» и выбрать вариант устройства, на котором Вы работаете:

• для ПК или Мас,
• для Android,
• для iOS.

В каком формате вы сможете хранить информацию?

• Текстовый документ
• Презентация
• Таблица
• Рисунок
• Интеллект-карта
• Диаграмма Ганта.

При создании стандартного текстового документа вы используете практически все знакомые по Word инструменты. Но есть и значительные преимущества.

Предлагаю вам с ними познакомиться.

В тексте вам необходимо указать ссылку на ресурс Интернет.

 В панели инструментов над полем документа нажимаете значок «Прикрепить ссылку», и в открывшейся форме в строке «URL-ссылки» указываем необходимый веб-адрес.

Здесь же в строке «Отображаемый текст» пишем то, что хотим видеть: «смотрите здесь», «нажми ссылку», либо другое подходящее по тексту слово/фразу.

Не забываем подтвердить свои действия, кликнув на кнопку «ОК».

Для обозначения названия рабочего документа необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по его стандартному заголовку «Новый документ» и, в открывшемся окне ввести требуемое слово/фразу.

САМОЕ интересное.

Вы планируете работать над документом с кем-то в паре удаленно.

Для этого выполните серию простых последовательных шагов:

1. Выбираете в командной строке пункт «Файл», в выпадающем меню – вкладку «Совместный доступ».
2. В верхней части открывшегося окна видите ссылку, которую чуть позже дадите нужному человеку. Для этого в «Уровнях доступа» нажимаете на слово «Изменить».
3. Попав в «Настройки…», решаете – какой из трёх вариантов доступа возможен в вашем случае.

Документ может быть:

• общедоступен в Интернете,
• только пользователям, у которых есть ссылка,
• всем, кому дано разрешение.

Чаще всего используется второй вариант.

Но и это еще не всё. Доступ может быть различным. И это зависит от того, КАК мы хотим работать совместно.

В строке «Доступ: Все» видите миниатюрное окошечко с выпадающим меню.

• Если материал пересылается с целью ознакомить человека с информацией, достаточно выбрать вход «Читатель».
• В случае отправки статьи на проверку или доработку – выбираете вход «Редактор», и получатель прямо в тексте может вносить свои поправки.
• Третий вариант доступа: «Может оставлять комментарии» - и ваш получатель, выделив в тексте конкретное слово/фразу, нажимая затем в верхнем правом углу кнопку «Комментарии» - «Добавить» в открывшемся поле может задать интересующий его вопрос. Кроме того, принимающая сторона может вносить правки непосредственно в тексте.

Выполнив все настройки, отправляете ссылку пользователям. И опять же сделать это можно двумя способами:

• Отправить в личном сообщении.
• В случае выбора для пользователей уровня доступа «Изменить документ может любой пользователь, обладающий ссылкой» и доступа «Редактор» при этом, просто отмечаете галочкой «Оповестить по электронной почте», вводите в поле нужный e-mail и щелкаете по кнопке «Открыть доступ».

Совершив один-два раза данные манипуляции, вы поймете – что это больше, чем просто «удобно».

Данный сервис в разы облегчит вашу работу, ведь и вы сами сможете спокойно найти нужный документ на диске даже во время путешествия, причем с любого удобного вам устройства. Главное – установить на нём Google Диск.

Удачи всем в использовании столь замечательного ресурса!

Выпуск был подготовлен менеджером проектов Дежнёвой Еленой